Politica de confidențialitate

S.C. OXXYGENE MED PLUS S.R.L., cu sediul în Otopeni, Str. Petre Ispirescu nr. 6, jud. Ilfov, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2007003468239, CUI 22965347, în calitate de operator de date cu caracter personal, prelucrează datele pacienților, ale vizitatorilor website-urilor și ale celorlalte persoane cu care interacționează.

Prelucrăm datele în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (RGPD), Legea nr. 190/2018, Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor în sectorul comunicațiilor electronice, precum și cu legislația sanitară aplicabilă — în principal Legea nr. 95/2006 privind reforma în domeniul sănătății și Legea nr. 46/2003 privind drepturile pacientului.

Contact: telefon 0745 230 132, e-mail contact@oxxygene.ro. Responsabil cu protecția datelor (DPO): gdpr@oxxygene.ro, telefon +40 755 050 270. Pentru orice chestiune privind datele tale personale, inclusiv exercitarea drepturilor, folosește adresa dedicată.

Ale cui date le prelucrăm

• pacienți, adulți și minori, și persoane care solicită o programare sau informații despre servicii;
• aparținători, reprezentanți legali, persoane de contact în caz de urgență și persoane desemnate de pacient să primească informații;
• vizitatori ai website-urilor și ai paginilor noastre de social media;
• abonați la newsletter și persoane care ne contactează prin formular, e-mail, telefon, SMS sau WhatsApp;
• medici colaboratori, furnizori, parteneri și reprezentanții acestora;
• persoane care ne adresează petiții, reclamații sau cereri privind drepturile lor;
• vizitatori ai sediului și ai punctelor de lucru, prin sistemele de supraveghere video.

Prelucrarea datelor angajaților și ale candidaților la angajare face obiectul unor note de informare separate, comunicate direct acestora.

Datele privind sănătatea sunt categorii speciale în sensul art. 9 RGPD și beneficiază de protecție sporită. Le prelucrăm numai în scopuri medicale și numai de către, ori sub responsabilitatea, personalului supus obligației de secret profesional. Codul numeric personal este prelucrat exclusiv în cazurile prevăzute de art. 4 din Legea nr. 190/2018: obligație legală, raportări către CNAS și CASMB, documente medicale și financiar-fiscale.

De unde obținem datele

• direct de la tine — la programare, la recepție, în timpul consultației, prin formularele de pe site, prin e-mail, telefon, SMS, WhatsApp sau social media;
• de la aparținători sau reprezentanți legali, în special pentru minori și pentru persoanele care nu își pot exprima voința;
• de la alți furnizori de servicii medicale — medici de familie, medici trimițători, laboratoare, spitale — prin scrisori medicale și bilete de trimitere;
• de la casele de asigurări de sănătate și de la asigurătorii privați, pentru validarea calității de asigurat și decontare;
• automat, de la dispozitivul tău, prin cookie-uri și tehnologii similare.

Dacă ne transmiți date despre altă persoană — de exemplu un membru al familiei — ai obligația de a o informa cu privire la această politică.

Datele de identificare, de contact și cele medicale sunt necesare pentru a-ți putea acorda servicii medicale și pentru a ne îndeplini obligațiile legale. Refuzul de a le furniza face imposibilă acordarea serviciului. Codul numeric personal este obligatoriu pentru documentele medicale, pentru raportările către casele de asigurări și pentru documentele fiscale.

Datele furnizate pentru newsletter, marketing, testimoniale sau cookie-uri neesențiale sunt complet facultative. Refuzul nu are nicio consecință asupra serviciilor medicale primite.

Datele minorilor

Acordăm servicii și pacienților minori. În acest caz, datele sunt furnizate și consimțământul pentru actul medical este exprimat de părinte sau de reprezentantul legal, în condițiile Legii nr. 95/2006 și ale Legii nr. 46/2003, cu respectarea dreptului minorului de a fi ascultat potrivit gradului său de maturitate.

Serviciile online oferite prin website — formular de contact, newsletter — nu sunt destinate persoanelor sub 16 ani. Nu solicităm în mod conștient date de la copii prin website fără acordul titularului răspunderii părintești. Dacă aflăm că am colectat astfel de date fără temei, le ștergem.

Nu vindem și nu închiriem datele tale. Le divulgăm doar categoriilor de destinatari de mai jos, pe baza principiului nevoii de a cunoaște și, în cazul împuterniciților, în baza unor contracte încheiate potrivit art. 28 RGPD.

Persoane împuternicite, care prelucrează datele în numele nostru:

• SETRIO SOFT S.R.L. — aplicația medicală BizMedica: gestionarea pacienților, a programărilor și a documentației medicale, mentenanță și suport;
• furnizori de găzduire web și e-mail — găzduirea website-urilor, a bazelor de date asociate și a căsuțelor de e-mail;
• Google Ireland Ltd. — servicii de e-mail și colaborare, măsurarea audienței, publicitate;
• Microsoft Ireland Operations Ltd. — servicii de e-mail, colaborare și stocare;
• Meta Platforms Ireland Ltd. — publicitate și măsurarea conversiilor;
• platforme de e-mail marketing și SMS, pentru persoanele care și-au dat acordul;
• furnizori de servicii IT și de securitate cibernetică — mentenanță, administrare, backup, monitorizare;
• laboratoare de analize și furnizori de investigații paraclinice;
• cabinete de avocatură, contabilitate, audit, arhivare și curierat.

Destinatari independenți:

• medici colaboratori și alți furnizori de servicii medicale, când continuitatea îngrijirii o impune sau la solicitarea ta;
• casele de asigurări de sănătate și asigurătorii privați, pentru validarea calității de asigurat și decontare;
• Ministerul Sănătății, direcțiile de sănătate publică, registre naționale și alte autorități sanitare, în limitele raportărilor obligatorii;
• autorități publice, instanțe, organe de urmărire penală și de control, la cererea acestora sau când legea ne obligă;
• ANSPDCP și Directoratul Național de Securitate Cibernetică, în cazul notificării unui incident;
• bănci și procesatori de plăți, pentru încasarea contravalorii serviciilor.

Toți furnizorii sunt selectați pe baza garanțiilor de securitate oferite, iar personalul nostru și colaboratorii sunt supuși obligației de confidențialitate și, în cazul personalului medical, secretului profesional.

Transferuri în afara Spațiului Economic European

Ca regulă, datele sunt prelucrate în România și în Spațiul Economic European. Unii furnizori de servicii digitale — Google, Microsoft, Meta — pot însă prelucra date pe servere din afara SEE, în principal în Statele Unite. Transferurile se realizează exclusiv pe baza deciziei de adecvare privind Cadrul UE–SUA de confidențialitate a datelor, pentru furnizorii certificați, și/sau a clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeană, însoțite de măsuri suplimentare tehnice și organizatorice.

Nu transferăm date privind sănătatea către furnizori de publicitate.

Cookie-uri

Website-ul folosește cookie-uri și tehnologii similare. La prima vizită îți cerem acordul printr-un banner care îți permite să accepți, să refuzi sau să alegi fiecare furnizor în parte. Refuzul e la fel de simplu ca acceptarea. Te poți răzgândi oricând din butonul „Setări cookie-uri" din subsol. Lista detaliată, cu furnizor, scop și durată, este în politica de cookie-uri, parte integrantă a prezentei politici.

Newsletter și comunicări comerciale

• primești informații despre serviciile noastre, noutăți și oferte, cu o frecvență rezonabilă — de regulă cel mult două mesaje pe lună;
• nu includem în aceste comunicări date despre starea ta de sănătate și nu construim profiluri pe baza datelor medicale;
• te poți dezabona oricând, gratuit, prin linkul din fiecare mesaj sau printr-o solicitare la gdpr@oxxygene.ro;
• retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrărilor anterioare și nu are niciun efect asupra serviciilor medicale.

Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele împotriva accesului neautorizat, pierderii, alterării sau divulgării:

• control strict al accesului, pe bază de conturi individuale, roluri și principiul privilegiului minim;
• autentificare cu mai mulți factori pentru conturile administrative și pentru infrastructura critică;
• criptarea documentelor medicale transmise electronic și a canalelor de comunicație;
• politici de parole, jurnalizarea accesului și monitorizarea evenimentelor de securitate;
• copii de siguranță periodice și testarea procedurilor de restaurare;
• actualizarea sistemelor, protecție antimalware și segmentarea rețelei;
• obligații contractuale de confidențialitate impuse furnizorilor, potrivit art. 28 RGPD;
• instruirea periodică a personalului și o procedură documentată de răspuns la incidente.

Cu toate acestea, niciun sistem informatic nu poate fi garantat ca absolut sigur. În cazul unei încălcări a securității datelor susceptibile să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile tale, te vom informa fără întârzieri nejustificate, în condițiile art. 34 RGPD, și vom notifica ANSPDCP potrivit art. 33 RGPD.

Supravegherea video

În sediul și în punctele de lucru ale Clinicii funcționează sisteme de supraveghere video, în scopul asigurării securității persoanelor și a bunurilor. Spațiile monitorizate sunt semnalizate prin pictograme amplasate la intrare.

Temeiul prelucrării este interesul legitim al Clinicii de a preveni și de a investiga incidentele de securitate — art. 6 alin. (1) lit. f) RGPD. Imaginile se păstrează maximum 30 de zile, după care se șterg automat, cu excepția celor conservate ca probă într-o cercetare sau o procedură în curs.

Accesul la imagini este limitat la persoanele desemnate de conducerea Clinicii și se acordă numai pentru investigarea unui incident. Imaginile nu se folosesc pentru monitorizarea activității pacienților ori a personalului, nu se publică și nu se transmit altor destinatari decât autorităților îndreptățite, la cererea acestora.

Te poți opune acestei prelucrări sau poți solicita acces la imaginile care te privesc, scriind la gdpr@oxxygene.ro. Pentru ca o cerere de acces să poată fi soluționată, ea trebuie formulată înăuntrul termenului de 30 de zile și trebuie să indice data, ora aproximativă și locul.

Decizii automate și profilare

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care să producă efecte juridice asupra ta sau să te afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă. În scopuri de marketing online, furnizorii de publicitate pot folosi tehnici de segmentare a audienței pe baza cookie-urilor, însă numai dacă ți-ai dat consimțământul și fără a folosi date privind sănătatea. Te poți opune în orice moment.

Trimite-ne o cerere la gdpr@oxxygene.ro sau în scris la sediul Clinicii, descriind clar dreptul pe care vrei să îl exerciți. Răspundem în cel mult o lună de la primirea cererii. Termenul poate fi prelungit cu maximum două luni în cazul cererilor complexe sau numeroase, situație în care te informăm în prima lună despre prelungire și motivele ei.

Exercitarea drepturilor este gratuită. În cazul cererilor vădit nefondate sau excesive, putem percepe o taxă rezonabilă ori refuza cererea, motivat. Pentru a proteja confidențialitatea datelor medicale, îți putem solicita informații suplimentare pentru confirmarea identității, atunci când avem îndoieli întemeiate. Eliberarea copiilor după documentația medicală se face în condițiile Legii nr. 46/2003.

Autoritatea de supraveghere

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal — B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, cod poștal 010336, București. anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro, +40 318 059 211.

Te poți adresa și instanțelor de judecată competente. Te încurajăm însă să ne contactezi mai întâi pe noi — de cele mai multe ori putem soluționa rapid situația.

Linkuri către alte website-uri

Website-ul poate conține linkuri către site-uri terțe, de exemplu pagini de social media. Nu răspundem pentru practicile lor de confidențialitate. Îți recomandăm să le consulți politicile înainte de a le furniza date.

Modificări ale politicii

Putem actualiza această politică ori de câte ori intervin modificări legislative, tehnice sau organizatorice. Versiunea actualizată se publică aici, cu indicarea datei ultimei actualizări. În cazul unor modificări substanțiale te vom informa distinct și, dacă legea o cere, îți vom solicita un nou consimțământ.